szkolenia.kaszuby.pl

Poniższy fragment pochodzi z książki „OUTSOURCING FUNKCJI PERSONALNEJ”, Mary F. Cook.
Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2003.

Ocena firm oferujących leasing pracowników

Rozważając leasing pracowników, przedsiębiorstwo powinno zawsze liczyć się z pewnym ryzykiem finansowym i prawnym. Aby je zminimalizować, należy dokładnie sprawdzać potencjalnego partnera outsourcingowego. Poniżej podaję dziesięć czynności, które należy wykonać, oceniając firmy leasingowe.

1. Zbadać sytuację finansową firmy leasingowej i zebrać podstawowe informacje na jej temat. Należy się dowiedzieć, jak długo firma działa w tym sektorze usług, i zapoznać się z najważniejszymi zasadami jej funkcjonowania, poprosić o sprawozdania finansowe i udostępnić je do wglądu księgowemu przedsiębiorstwa, wystąpić z wnioskiem o przedstawienie referencji bankowych i kredytowych, a także uzyskać informację, jakie dokumenty firma będzie przedstawiała przedsiębiorstwu na dowód, że zostały uregulowane obowiązujące je podatki od wynagrodzeń oraz składki ubezpieczeniowe.

2. Sprawdzić referencje firmy leasingowej. Należy poprosić o wykaz klientów firmy, zadawać trudne pytania, dowiedzieć się, czy listy płac są sporządzane terminowo, czy personel organizacji posiada odpowiednie kwalifikacje i czy dobrze układa się współpraca z poszczególnymi osobami, a także zebrać informacje na temat trybu postępowania, jeśli dojdzie do uszkodzeń ciała pracownika w następstwie wypadku przy pracy.

3. Ocenić kompetencje firmy leasingowej. Należy sprawdzić, czy firma dysponuje wiedzą z zakresu prawa pracy oraz jakie szkolenia organizuje dla swoich pracowników, dowiedzieć się, w jaki sposób wypełnia zobowiązania wynikające z regulacji prawnych, na przykład z ustawy dotyczącej urlopów macierzyńskich, wychowawczych i zdrowotnych.

4. Sprawdzić funkcjonowanie systemu odprowadzania składek na ubezpieczenie od odpowiedzialności pracodawcy za wypadki przy pracy. Firmy leasingowe zwykle nie są w stanie zaoszczędzić na środkach finansowych przeznaczanych na tę formę ubezpieczenia, dlatego też należy z rezerwą podchodzić do ofert, w których wysokość wynagrodzenia firmy związana z tym aspektem oferowanych usług jest znacznie niższa od podanej przez firmy konkurencyjne. W Stanach Zjednoczonych w większości stanów przedsiębiorstwo może być pociągnięte do odpowiedzialności, pozwane do sądu i narażone na wypłatę dużych odszkodowań, jeżeli ani ono, ani firma leasingowa nie realizują zobowiązań wynikających z przepisów prawnych dotyczących ubezpieczeń od następstw wypadków przy pracy.

5. Ocenić zakres obowiązków wynikających z ustaw oraz rozporządzeń o osobach niepełnosprawnych oraz zasadach udzielania urlopów macierzyńskich, wychowawczych i zdrowotnych. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia mniej niż określona odpowiednimi przepisami liczba osób, z wynajęciem dodatkowego personelu będą się najprawdopodobniej wiązały obowiązki prawne, które dotychczas go nie dotyczyły. Na przykład w Stanach Zjednoczonych pracodawcy zatrudniający mniej niż pięćdziesiąt osób nie muszą, zgodnie z przepisami prawa federalnego, udostępniać pewnych świadczeń swoim pracownikom. Ale jeśli część personelu zostanie zatrudniona w firmie leasingowej i wynajęta z powrotem przez przedsiębiorstwo na podstawie umowy leasingowej oraz jeśli firma leasingowa zatrudnia więcej niż pięćdziesiąt osób, to pracownicy przedsiębiorstwa będą objęci obowiązkowymi świadczeniami przewidzianymi w federalnych regulacjach prawnych, chociaż wcześniej mogły im one nie przysługiwać.

6. Wystrzegać się obietnic bez pokrycia składanych przez firmę leasingową. Fakt, że pracownicy są wynajęci, nie oznacza, iż przedsiębiorstwo, dla którego pracują, jest zabezpieczone przed procesami sądowymi w sprawach o molestowanie seksualne czy dyskryminację. Jeżeli firma leasingowa dobrze wykonuje swoje zadania wynikające z zarządzania każdym z aspektów zatrudnienia, przedsiębiorstwo prawdopodobnie może czuć się bezpiecznie, jednak i tak nadal musi we własnym zakresie zarządzać wrażliwymi obszarami spraw pracowniczych: zatrudnianiem czy zwalnianiem swoich pracowników, utrzymaniem dyscypliny wśród całego personelu.

7. Sprawdzić ubezpieczenia firmy leasingowej. Należy zwrócić się z prośbą o udostępnienie certyfikatów ubezpieczeniowych wystawionych do każdej polisy chroniącej pracowników i z rezerwą traktować firmy, które są ubezpieczone we własnym zakresie – w wypadku bankructwa takiej organizacji roszczenia medyczne nie będą miały pokrycia.

8. Wybrać licencjonowaną lub akredytowaną firmę leasingową (jeśli istnieje taka możliwość). W co najmniej piętnastu amerykańskich stanach firmy leasingowe mają obowiązek uzyskania licencji na prowadzenie działalności związanej z leasingiem pracowników. Posiadanie takiej licencji świadczy o tym, że firma ma odpowiednie kompetencje. Instytut ds. Akredytacji Organizacji Profesjonalnych Pracodawców (Institute for Accreditation of Professional Employer Organizations) wprowadził dla amerykańskich firm leasingowych wiele rygorystycznych standardów – finansowych, etycznych oraz operacyjnych. Wybierając tę, która spełniła określone przez instytut standardy akredytacyjne, można do pewnego stopnia zaufać firmie, jednak gwarancji nie ma żadnych.

9. Dokładnie zapoznać się z warunkami umowy leasingowej i zastanowić się, czy są w pełni zrozumiałe. Przed podpisaniem umowy leasingowej należy ją dokładnie przeanalizować i przekazać do weryfikacji radcy prawnemu przedsiębiorstwa oraz dyplomowanemu biegłemu księgowemu. Umowa powinna zawierać stwierdzenie, że firma leasingowa będzie ponosić odpowiedzialność za popełnione przez siebie błędy – na przykład płacić kary z tytułu niewłaściwie wyliczonych należności podatkowych. Trzeba się również dowiedzieć, czy będzie ona ponosić koszty postępowania sądowego, gdy zostanie wytoczone, a orzeczenie będzie wydane na korzyść przedsiębiorstwa. Należy negocjować każdą kwestię sporną i sprawdzić, czy przedsiębiorstwo ma prawo do rozwiązania umowy z trzydziestodniowym wypowiedzeniem.

10. Dowiedzieć się, czy firma leasingowa dostosuje swoją ofertę do indywidualnych potrzeb klienta. Jeżeli na przykład przedsiębiorstwo chce we własnym zakresie administrować pewnymi funkcjami personalnymi, firma leasingowa nie powinna stawiać przeszkód.


Oficyna Ekonomiczna
Mary F. Cook, autorka książki „Outsourcing funkcji personalnej”